Automatizar suena a fábrica y a robots. En un negocio pequeño es algo mucho más aburrido: dejar de copiar datos de un sitio a otro.
Cómo detectar qué automatizar
No hay que buscar mucho. Si una tarea cumple dos de estas tres, es candidata.
- 01La haces cada semana, siempre igual.
- 02Consiste en copiar algo de un programa y pegarlo en otro.
- 03Si se te olvida, alguien se queja: un cliente, tu gestor o tú mismo.
Las de siempre
- 01Que el formulario de la web te llegue ya ordenado donde tú trabajas, no como un correo más.
- 02Recordatorios de cita el día antes, para que no te dejen plantado.
- 03Pasar los pedidos a la hoja de cálculo o al programa de facturación.
- 04Enviar la misma información de siempre a cada cliente nuevo sin escribirla otra vez.
Lo que no conviene automatizar
Todo lo que cambia cada vez o necesita criterio. Un presupuesto que depende de mirar el trabajo, una respuesta delicada a un cliente enfadado, una decisión sobre un pedido raro. Automatizar eso no ahorra tiempo: crea problemas que luego hay que arreglar a mano y con prisa.
Por dónde empezar
Por la tarea más pequeña y más repetida, no por la más aparatosa. Si funciona, la siguiente se hace sola en tu cabeza. Y una recomendación: apunta durante una semana lo que haces cada día. Casi nadie es capaz de decir de memoria en qué se le va el tiempo.